De laatste vijf minuten

De spreker had nog vijf minuten. Op het scherm achter hem stond dia 38 van de 52. Ik keek naar de klok.

Het thema van de bijeenkomst was ‘Vitaal en gezond wonen’. De spreker vertelde over gezonde wijken en liet zien hoe een goed ontworpen leefomgeving kan bijdragen aan meer beweging, minder stress en gezondere bewoners. Een boeiend onderwerp, maar de tijd begon te dringen.

‘Dit is ook nog wel belangrijk’, zei hij, terwijl hij verder klikte.

De volgende spreker stond al klaar. Ik moest beslissen: geef ik hem nog even de ruimte of grijp ik in?

In mijn werk als presentator en organisator van evenementen kom ik dat dilemma vaker tegen. Je wilt een spreker niet midden in zijn verhaal onderbreken. Tegelijkertijd heb je een verantwoordelijkheid tegenover de andere sprekers en het publiek.

Een goed programma vraagt niet alleen om inhoud, maar ook om tijdsdiscipline. Wie twintig minuten krijgt, moet zijn verhaal in twintig minuten kunnen vertellen. Dat vraagt om voorbereiding en vooral om keuzes. Niet alles wat interessant is, hoeft ook verteld te worden.

Als presentator probeer ik sprekers op tijd een seintje te geven. Soms is een blik voldoende, soms een discreet gebaar. Af en toe moet ik toch ingrijpen, hoe enthousiast een spreker ook is.

Ook een interessante bijeenkomst kan een rommelige indruk achterlaten wanneer het programma uitloopt. De volgende spreker moet zijn verhaal inkorten, er blijft minder tijd over voor vragen en de afsluiting komt in het gedrang.

Juist die laatste minuten zijn belangrijk.

Bij communicatie besteden we veel aandacht aan de opening. De eerste zin van een toespraak, het begin van een interview of de eerste beelden van een video. Daarmee willen we de aandacht trekken.

Maar wat blijft er hangen wanneer het verhaal is afgelopen?

Sprekers bewaren hun belangrijkste boodschap vaak voor het laatst. Na alle achtergronden en cijfers verschijnt de conclusie op de laatste dia. Juist daarvoor is dan nauwelijks tijd.

Een goede afsluiting vraagt daarom om dezelfde voorbereiding als een sterke opening. Wat wil je dat het publiek onthoudt of na afloop gaat doen?

Soms is één heldere conclusie voldoende.

Als presentator wil ik daarom niet alleen op tijd eindigen, maar er ook voor zorgen dat het publiek met een duidelijke boodschap naar huis gaat.

Die laatste boodschap verdient meer dan de minuten die toevallig overblijven.

Terwijl de spreker naar zijn volgende dia klikte, keek ik opnieuw naar de klok. Nog vier minuten. Er stonden nog genoeg dia’s klaar. Maar het ging niet meer om hoeveel hij nog kon vertellen.

De vraag was wat hij zijn publiek wilde meegeven.

The post De laatste vijf minuten first appeared on Hollanda Haberleri.